ניהול זמן הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר עבור כל עסק מורשה. בספרו לבלוע צפרדע, בריאן טרייסי מנגיש תוכנית עבודה פרקטית לשיפור היעילות. בפוסט הזה נסקור כיצד העקרונות הללו משתלבים בניהול העסק ויוצרים תשתית לצמיחה אמיתית.
הצעד הראשון בכל תהליך של התייעלות הוא עריכת השולחן. הכוונה היא ליצירת בהירות מוחלטת לגבי המטרות שלכם. ללא יעד מוגדר, כל פעולה היא בזבוז של משאבים. ברגע שיש לכם יעד, עליכם לעבור לתכנון כל יום מראש. כל דקה שמושקעת בתכנון בלילה שלפני חוסכת זמן יקר בביצוע ומאפשרת לתת מודע שלכם לעבוד בזמן שאתם ישנים.
כדי לדעת במה להתמקד, יש ליישם את חוק ה 80/20. בעסק שלכם, עשרים אחוז מהפעולות מניבות שמונים אחוז מהתוצאות. עליכם תמיד לשקול את ההשלכות של המשימות שלכם ולשאול איזו משימה תייצר את האימפקט הגדול ביותר לטווח הארוך. כחלק מכך, עליכם לתרגל דחיינות יצירתית. מכיוון שלא ניתן לעשות הכל, עליכם לבחור במודע מה לא לעשות כדי לפנות זמן למשימות הקריטיות.
שיטת התעדוף המומלצת היא שיטת ABCDE. דרגו את המשימות שלכם ואל תתחילו במשימה מסוג ב לפני שסיימתם את משימה א. התמקדו תמיד באזורי תוצאה חיוניים, באותם תחומים שבהם אתם נמדדים ושעבורם אתם מקבלים תגמול. עבדו לפי חוק היעילות הכפויה, מתוך הבנה שלעולם לא יהיה לכם זמן לעשות הכל, אבל תמיד יהיה זמן לעשות את הדבר הכי חשוב.
הכנה מוקדמת היא קריטית. לפני שאתם ניגשים לצפרדע שלכם, הכינו את כל מה שנדרש על השולחן כדי למנוע הפרעות. זכרו לקחת צעד אחד בכל פעם. גם פרויקט מורכב נפתר באמצעות פעולה אחת קטנה שמובילה לבאה אחריה. כדי להקל על התהליך, עליכם לשדרג את המיומנויות המרכזיות שלכם. ככל שתהיו טובים יותר בתחום העיסוק שלכם, כך המשימות ייראו לכם פחות מאיימות.
זהו את הכישרונות הייחודיים שלכם ומנפו אותם. שאלו את הלקוחות שלכם על מה הם משלמים לכם והתמקדו שם. במקביל, עליכם לזהות את האילוצים המרכזיים שלכם. מהו צוואר הבקבוק שעוצר את העסק שלכם כרגע? טפלו בו לפני הכל. הפעילו על עצמכם לחץ חיובי והציבו דד ליינים עצמיים, ואל תשכחו למקסם את הכוחות האישיים שלכם דרך תזונה, שינה וניהול אנרגיה נכון.
הניעו את עצמכם לפעולה באופן עקבי והיו האופטימיים של עצמכם. בעידן הטכנולוגי, חשוב לצאת מהטכנולוגיה מדי פעם. אל תתנו להתראות לנהל אתכם. אם אתם עומדים מול משימה ענקית, השתמשו בשיטת חיתוך הסלמי או בשיטת הגבינה השוויצרית. פירקו את המשימה לחלקים קטנים או פשוט תנו בה ביס קטן של חמש דקות כדי לשבור את מחסום הדחיינות.
כדי להגיע לביצועים גבוהים, צרו גושי זמן גדולים של עבודה מרוכזת ללא הפרעות. פתחו תחושת דחיפות והפכו לאנשים שפועלים מהר. המומנטום הוא כלי חזק בפיזיקה ובניהול. לבסוף, הקפידו להתמקד במשימה אחת בכל פעם. הימנעו מריבוי משימות שפוגע באיכות העבודה ובזמן הביצוע.
ניהול עסק מורשה בשיטת הצמיחה הפיזיקלית דורש משמעת ויישום של עקרונות אלו ביומיום. ככל שתקפידו לבלוע את הצפרדע הכי קשה על הבוקר, כך תגלו שהעסק שלכם מתקדם מהר יותר לעבר היעדים שהצבתם.
לצפייה בסיכום הספר ביוטיוב:
https://www.youtube.com/watch?v=wdQJIaOiLUU
